Case Study: Grill & Co – Event Cockpit für automatisiertes Kurs- und Eventmanagement

Digitalisierung im Handel: Effizienz für hunderte Events

Grill & Co, einer der führenden Weber-Händler Österreichs, veranstaltet jährlich hunderte Grillkurse und Events mit mehreren tausend Teilnehmerinnen und Teilnehmern. Damit die Organisation dieser Vielzahl an Terminen reibungslos funktioniert, hat syreta eine zentrale, digitale Lösung entwickelt: das Event Cockpit.

Diese Plattform vereint alle Aspekte der Kursverwaltung – von der Planung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung – in einem einzigen System.

Ausgangssituation: Viele Kurse, wenig Überblick

Vor der Einführung des Event Cockpits erfolgte die Kursorganisation bei Grill & Co überwiegend manuell. Termine wurden über Outlook verwaltet, Teilnehmerlisten händisch geführt, Urkunden manuell erstellt.

Mit steigender Kursanzahl wurde die Abwicklung zunehmend aufwändig und fehleranfällig. Die Auswertung von Buchungen oder Kursstatistiken war nur mit großem Aufwand möglich – eine nachhaltige Digitalisierungslösung war daher der nächste logische Schritt.

Lösung: Das Event Cockpit – zentrale Steuerung aller Kursprozesse

syreta entwickelte gemeinsam mit Grill & Co das Event Cockpit, eine vollintegrierte Softwarelösung zur Verwaltung sämtlicher Grillkurse, Events und Teilnehmer.

Das System ermöglicht:

• Zentrale Terminverwaltung mit Wochen- und Monatsansichten für alle Standorte
• Rollenbasierte Benutzerverwaltung für unterschiedliche Sicht- und Bearbeitungsrechte (z. B. Grillmeister, Service, Standortleiter)
• Automatische Erstellung von Teilnehmerurkunden und Teilnehmerlisten
• Omnichannel-Buchungen – online über die bestehende Website (ebenfalls von syreta umgesetzt) oder direkt vor Ort beim Kauf
• Einsatzplanung von Mitarbeitern wie Grillmeistern und Servicepersonal

Alle Daten laufen im Event Cockpit zusammen und sind jederzeit übersichtlich abrufbar. Damit werden Planung, Verwaltung und Kommunikation zentral gesteuert.

Automatisierung mit Mehrwert

Durch die Automatisierung der zentralen Prozesse wurde der Aufwand im Tagesgeschäft drastisch reduziert. Urkunden, Teilnehmerlisten und Reports werden nun automatisch generiert.

Das Event Cockpit bietet zusätzlich:

• Echtzeit-Übersichten über gebuchte Kurse und freie Plätze
• Auswertungen und Statistiken – z. B. meistgebuchte Kurse, aktivste Grillmeister, Performance pro Standort
• Nahtlose Integration in bestehende Systeme und Prozesse

Diese digitale Gesamtlösung sorgt für volle Transparenz und Effizienz bei allen Event- und Kursabläufen.

Ergebnis: Struktur, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit

Grill & Co kann heute mehrere tausend Teilnehmer und hunderte Kurse jährlich effizient verwalten – mit minimalem administrativem Aufwand. Dank des Event Cockpits sind alle Prozesse digitalisiert, automatisiert und skalierbar.

Die wichtigsten Vorteile:

• Signifikante Zeitersparnis in der Planung und Abwicklung
• Klare Übersicht über Termine, Mitarbeiter und Teilnehmer
• Automatisierte Dokumentenerstellung (Urkunden, Listen, Reports)
• Zuverlässige Datenbasis für Entscheidungen und Auswertungen.

Fazit: Digitalisierung als Erfolgsfaktor im Eventmanagement

Mit dem Event Cockpit hat Grill & Co gemeinsam mit syreta den gesamten Event- und Kursprozess digitalisiert. Von der Buchung bis zur Auswertung läuft alles zentral, automatisiert und effizient – ein Paradebeispiel für gelungene Digitalisierung im österreichischen Handel.

Durch die Kombination aus Prozessverständnis, technischer Integration und praxisnaher Umsetzung zeigt syreta, wie Digitalisierung echten Mehrwert schafft – messbar, nachhaltig und skalierbar.