CASE STUDY

Grill & Co: Digitales Eventmanagement für hunderte Kurse und Veranstaltungen

Zentrale Planung, Verwaltung und Auswertung aller Eventprozesse in einer Plattform

Projektüberblick

Zentrale digitale Plattform für Grill & Co-Kursorganisation

Grill & Co, einer der größten Weber®-Händler Österreichs, veranstaltet jährlich hunderte Grillkurse und Events für tausende Teilnehmer und stand vor der Herausforderung, diese manuell organisierten Abläufe effizient zu digitalisieren. syreta entwickelte dafür das Event Cockpit, eine zentrale Softwarelösung für automatisierte Planung, Verwaltung und Nachbereitung aller Event- und Kursprozesse. Die Plattform bündelt die Steuerung von Terminen, Teilnehmern und Ressourcen in einem System zur Effizienzsteigerung.

Ausgangssituation

Manuelle Kursverwaltung ohne zentrale Übersicht

Vor der Einführung des Event Cockpits verwaltete Grill & Co Termine, Teilnehmerlisten und Urkunden händisch über Outlook und lokale Listen, was bei steigenden Veranstaltungszahlen zu hohem Aufwand und Fehleranfälligkeit führte. Reporting-Auswertungen und eine nachhaltige Digitalisierung waren mit diesem Prozess nur schwer realisierbar, wodurch ein moderner, digitaler Ansatz dringend nötig wurde.

Lösung

Event Cockpit als automatisierte Steuerungszentrale

Das von syreta entwickelte Event Cockpit digitalisiert und automatisiert sämtliche Kurs- und Eventprozesse von Grill & Co, inklusive zentraler Terminverwaltung, rollenbasierter Benutzerrechte, automatisierter Dokumentenerstellung und omnichannel Buchungsoptionen über die bestehende Website. Die Lösung integriert alle relevanten Daten in einer Plattform und schafft so transparente, kontrollierbare Workflows.

Prozess heute

Digitaler Workflow von Planung bis Auswertung

Heute laufen bei Grill & Co alle Event- und Kursprozesse über das Event Cockpit, wodurch Echtzeit-Übersichten, automatische Teilnehmerlisten und Urkundengenerierung standardisiert zur Verfügung stehen. Die zentrale Plattform unterstützt Mitarbeiter unterschiedlicher Rollen bei Planung, Durchführung und Reporting und reduziert so den administrativen Tagesaufwand erheblich.

Ergebnis

Skalierbare, automatisierte Eventverwaltung

Dank der Digitalisierung mit dem Event Cockpit kann Grill & Co mehrere tausend Teilnehmer und hunderte Veranstaltungen pro Jahr effizient verwalten und agil steuern. Die Automatisierung der zentralen Prozesse führt zu signifikanten Zeitersparnissen, klaren Übersichten über Kapazitäten und Daten sowie einer stabilen Grundlage für künftige Skalierung im Event- und Kursmanagement.

Fazit

Digitalisierung schafft messbare Effizienz und Transparenz

Mit dem Event Cockpit hat Grill & Co gemeinsam mit syreta die kompletten Abläufe von der Eventbuchung bis zur Auswertung erfolgreich digitalisiert und automatisiert, wodurch die Prozessqualität und organisatorische Transparenz deutlich gesteigert wurden. Dieses Projekt unterstreicht, wie gezielte Digitalisierung im österreichischen Handel echten geschäftlichen Mehrwert erzeugt.

Eventmanagement mit Outlook und Excel - warum das bei Wachstum nicht mehr funktioniert

Viele Unternehmen starten ihr Eventmanagement mit Bordmitteln: Outlook für Termine, Excel für Teilnehmerlisten, Word für Urkunden und Bestätigungen. Das funktioniert – bis zu einem bestimmten Punkt. Wenn Grill & Co jährlich hunderte Grillkurse mit tausenden Teilnehmern an mehreren Standorten organisiert, stößt dieser Ansatz schnell an seine Grenzen. Doppelbuchungen schleichen sich ein, Kapazitäten sind nicht auf einen Blick sichtbar, Dokumente müssen für jeden Kurs manuell erstellt werden, und Auswertungen über alle Veranstaltungen hinweg sind kaum möglich. Das Event Cockpit löst genau diese Probleme: Es schafft eine zentrale Datenbasis, aus der alle relevanten Informationen automatisch generiert werden – Teilnehmerlisten, Urkunden, Kapazitätsübersichten, Reporting. Mitarbeiter mit unterschiedlichen Rollen arbeiten auf derselben Plattform, ohne dass Informationen verloren gehen oder doppelt gepflegt werden müssen. Das Ergebnis ist nicht nur weniger Aufwand, sondern auch eine deutlich höhere Prozesssicherheit bei steigender Veranstaltungszahl.

Weitere Erfolge im Handel

Vom Event-Management bis zum Onlineshop - sehen Sie, wie syreta weitere Handelsunternehmen digitalisiert hat.

Case Study: BMD-Karrieretool

Gemeinsam mit BMD realisierte syreta ein automatisiertes Karrieretool zur medienbruchfreien Veröffentlichung und Verwaltung von Stellenanzeigen. Der Recruitingprozess wird dadurch effizienter, aktueller und deutlich wartungsärmer.

Case Study: LET'S DOIT

syreta entwickelte für LET'S DOIT eine zentrale Omnichannel-Plattform zur Verbindung von Online-Shop, Filialen, Kundenkarten-App, Beratungsterminals und Marktplätzen. Durch die Integration von SAP, BMD und MDS werden Preise, Lagerstände und Produktdaten automatisch synchronisiert und über alle Kanäle hinweg bereitgestellt.