Case Study: newo – Produkt-QR-Code für automatisierte Serviceprozesse

Digitalisierung im Handwerk: Serviceanfragen neu gedacht

Die newo Sonnen- und Insektenschutz GmbH ist ein führender österreichischer Anbieter für hochwertige Beschattungssysteme. Mit einem breiten Sortiment an individuellen Lösungen für Fenster, Türen und Fassaden arbeitet das Unternehmen eng mit Fachhändlern in ganz Österreich zusammen.

Um den Serviceprozess für Endkunden und Händler effizienter zu gestalten, entwickelte syreta gemeinsam mit newo eine innovative QR-Code-Lösung, die jedes ausgelieferte Produkt eindeutig identifiziert und den gesamten Serviceprozess digitalisiert – von der Anfrage bis zur Händlerzuordnung.

Ausgangssituation: Aufwändige manuelle Abläufe

Bis zur Projektumsetzung erfolgten Service- und Reparaturanfragen bei newo rein manuell. Endkunden mussten telefonisch oder per E-Mail Kontakt aufnehmen und dabei mühsam herausfinden, welche Auftragsposition betroffen war – eine große Herausforderung, insbesondere bei Projekten mit vielen Fenstern oder Sonnenschutzanlagen.

Händler und das Team von newo mussten jede Anfrage einzeln prüfen, Auftragsdaten manuell zuordnen und fehlende Informationen nachfordern. Das führte zu verzögerten Bearbeitungszeiten, Mehrarbeit und höherem administrativem Aufwand.

Lösung: Eindeutige Produkt-QR-Codes mit ERP-Integration

syreta entwickelte gemeinsam mit newo ein vollintegriertes, automatisiertes System zur digitalen Serviceabwicklung. Jedes Produkt wird nun mit einem individuellen QR-Code beklebt, der direkt auf das jeweilige Produkt und den zugehörigen Auftrag verweist.

Beim Scannen des Codes gelangen Endkunden auf einen individuellen Bereich der newo-Website, wo sie:

• ihre Serviceanfrage strukturiert stellen können,
• direkt die betroffene Position aus dem ursprünglichen Auftrag auswählen,
• und bei Bedarf weitere Produkte desselben Auftrags hinzufügen können.

Dank der Schnittstellenanbindung an das ERP-System (globesystems | globemanager) stehen sämtliche Kunden-, Auftrags- und Händlerinformationen automatisiert zur Verfügung. Das System wurde nahtlos in das bestehende CMS, die Website sowie das ebenfalls von syreta entwickelte Lead-Management-System integriert.

Automatisierung mit Mehrwert

Nach dem Absenden der Anfrage wird der zuständige Händler automatisch ermittelt und erhält die vollständigen Auftragsdetails. Nur in Ausnahmefällen – etwa wenn ein Händler nicht mehr aktiv ist – erfolgt eine manuelle Zuteilung durch newo.

Damit entsteht ein durchgängig digitaler und effizienter Prozess, der: - den administrativen Aufwand deutlich reduziert,

• Fehlerquellen minimiert,
• Bearbeitungszeiten verkürzt,
• und die Servicequalität nachhaltig verbessert.

Ergebnis: Qualifizierte Anfragen, zufriedene Kunden

Die Händler profitieren von qualifizierten, vollständigen Anfragen, da das System automatisch die richtigen Positionsdaten übermittelt. Rückfragen entfallen, die Bearbeitung ist schneller und präziser.

Für Endkunden bedeutet das: maximale Einfachheit – kein Suchen nach Rechnungen oder Produktnummern, der QR-Code genügt.

newo selbst verzeichnet eine spürbare Entlastung im Kundendienst und eine deutliche Steigerung der Servicequalität. Ein weiterer Vorteil: Das System ist skalierbar und kann künftig auch für andere Produktlinien genutzt werden.

Fazit: Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil

Mit der neuen QR-Code-Lösung hat newo gemeinsam mit syreta einen wichtigen Schritt in Richtung vollständige Prozessdigitalisierung gesetzt. Durch die intelligente Verbindung von ERP-Schnittstellen, Website-Integration und Leadmanagement entsteht ein System, das sowohl Endkunden als auch Handelspartnern echten Mehrwert bietet.

Ein gelungenes Beispiel dafür, wie Digitalisierung im Handwerk und in der Industrie in Österreich durchdacht, praxisnah und zukunftssicher umgesetzt werden kann.