Sichere Digitalisierung des Datei- und Medienaustauschs im Support

Holzmann setzte auf eine Vielzahl unterschiedlicher Tools wie WhatsApp und WeTransfer für den Austausch von Dateien, Fotos und Videos mit Kund:innen, was weder rechtlich noch prozessual ausreichend war. syreta entwickelte daraufhin den Holzmann Filehub, eine zentrale webbasierte Lösung für DSGVO-konformen Upload und direkte Medienaufnahme im Browser. Die Plattform automatisiert den Medienaustausch und stärkt die digitale Prozesssicherheit im Kundensupport.

Vor der Einführung des Filehub nutzte Holzmann externe Dienste zum Austausch von Dateien, was zwar eine schnelle Nutzung erlaubte, jedoch weder den Datenschutz-Anforderungen nach DSGVO entsprach noch eine strukturierte Zuordnung zu Support-Fällen ermögliche. Zudem fehlte eine zentrale Möglichkeit zur Aufnahme und Übermittlung von Fotos oder Videos.

Gemeinsam mit Holzmann realisierte syreta den Filehub als webbasierte Plattform, über die Kund:innen und Mitarbeitende Dateien jeder Art sicher und einfach hochladen können. Die Lösung erlaubt die direkte Aufnahme von Bildern und Videos im Browser und sorgt damit für medienneutrale Kommunikation ohne zusätzliche Apps oder Dienste.

Heute werden Uploads über den Filehub automatisch über eine E-Mail-Schnittstelle an das bestehende Ticketsystem übergeben und eindeutig dem passenden Supportfall zugeordnet. Dieser automatisierte Informationsfluss reduziert manuelle Arbeitsschritte, bietet klar definierte Abläufe und schafft Transparenz für Support-Teams und Kund:innen gleichermaßen.

Mit dem Filehub hat Holzmann externe, unsichere Werkzeuge vollständig ersetzt und den datenschutzkonformen Austausch von Dateien, Bildern und Videos nachhaltig digitalisiert. Die direkte Integration in die bestehenden Supportprozesse führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten, klareren Abläufen und weniger Rückfragen im Kundensupport.

Der Holzmann Filehub demonstriert, wie die Digitalisierung interner und externer Kommunikationsprozesse echten Mehrwert schafft: durch DSGVO-konformen Datenaustausch, medienneutrale Erfassung und automatisierte Prozessverknüpfung mit Support-Systemen, die Effizienz und Kundenzufriedenheit nachhaltig steigern.